Рекомендации об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью

24.01.2022 были опубликованы рекомендации по обработке персональных данных субъектов персональных данных в связи с трудовой деятельностью, где были разъяснены правила работы с персональными данными соискателей на трудоустройство, работников (как нынешних, так и бывших), а также родственников работников.

Разъяснения Национального центра защиты персональных данных касаются пяти ситуаций. Юристы Алёна Поторская и Ольга Опимах подготовили резюме вышедших рекомендаций. 

1. Обработка персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений

Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений в случаях, предусмотренных законодательством. В частности, без запроса согласия работника наниматель может обрабатывать следующие данные:

• указанные в документах, которые наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю при заключении трудового договора в соответствии со статьей 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета, трудовая книжка и пр.);
• указанные в медицинской справке о состоянии здоровья, если для данной категории работников предусмотрено обязательное прохождение предварительного медицинского осмотра при приеме на работу;
• указанные в характеристике с предыдущего места работы; 
• иные данные, получение которых предусмотрено законодательством.

2. Обработка персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности

При обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности согласие не требуется, если:

а) обработка прямо предусматривается в актах законодательства, равно как и перечень обрабатываемых персональных данных.
Например, законодательство устанавливает образцы трудовых книжек, формы личного листка по учету кадров, форму расчетного листка и пр.

б) обработка персональных данных и их перечень прямо не называются в акте законодательства, но на нанимателя возлагаются определенные обязанности, требующие использования персональных данных.

Например, обработка данных необходима при выполнении нанимателем обязанности:

• выдавать заработную плату в установленном размере и установленные сроки;
• предоставлять работникам гарантии и компенсации (в связи с беременностью, наличием детей, инвалидностью, в связи с переездом на работу в другую местность и т.п.); 
• предоставлять работникам трудовые и социальные отпуска;
• рационально использовать труд и создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени работников (при реализации этих мер данные могут обрабатываться, например, путем ведения телефонных справочников с указанием ФИО, должности, рабочего телефона, сайтов общего доступа работников, иных инструментов делового сотрудничества и обмена информацией между работниками, указание ФИО и должности на дверях кабинетов); и пр.

Если трудовая функция работника предусматривает необходимость его внешнего взаимодействия (с клиентами, контрагентами и т.п.) с указанием его персональных данных, то предоставление и обработка персональных данных такого работника также могут осуществляться без согласия работника.

Если взаимоотношения между нанимателем и работником не основаны на исполнении трудовых обязанностей (например, участие работников в общественной жизни организации, спортивных, культурно-массовых мероприятиях, организация добровольного медицинского страхования, посещение бассейна и т.п.), для таких целей должны быть установлены иные правовые основания, в частности:

• согласие – наниматель может определять перечень целей и предлагать работникам решить, на какие из данных целей обработки они готовы дать свое согласие;
• получение персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;
• обработка персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;
• обработка персональных данных, если это необходимо для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.

Важно: независимо от основания обработки соответствующая информация (перечень данных, цели, уполномоченные лица и т.д.) должна быть отражена в документах, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных.

3. Обработка персональных данных соискателей на трудоустройство

Основания обработки персональных данных кандидата на трудоустройство могут различаться в зависимости от способа подачи информации, содержащей персональные данные, потенциальному нанимателю:
а) при предоставлении соискателям возможности подачи резюме на интернет-ресурсах или заполнения анкеты онлайн, надлежащим основанием будет согласие, которое можно получить посредством проставления соискателем соответствующей отметки на интернет-ресурсе;
б) при направлении резюме на электронную почту правовым основанием для его обработки выступает согласие. Получить его можно, например, через направление соответствующего запроса на адрес электронной почты, с которой получено резюме. В случае неполучения согласия резюме подлежит удалению;
в) если соискатель направляет резюме в письменной форме, подписанной субъектом персональных данных, согласие на обработку не требуется. Правовым основанием будет выступать получение данных на основании документа, адресованного оператору и подписанного субъектом;
г) если соискатели дают ознакомиться со своими резюме в ходе личного приема и такие резюме не группируются и не вносятся в картотеки, списки, базы данных, журналы и т.п., согласие на обработку не требуется. 

Важно: Передача резюме третьим лицам, в том числе другим нанимателям, без согласия субъекта персональных данных не допускается, если иное не вытекает из содержания резюме.

4. Обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника

Обработка персональных данных близких родственников и (или) членов семьи работника может осуществляться без получения их согласия, в случаях, прямо предусмотренных законодательством, в частности:

• законодательством о труде (например, при предоставлении социального отпуска при рождении ребенка и т.п.);
• при заполнении личного листка по учету кадров и составлении автобиографии для целей включения в личное дело работника;
• при заполнении личной карточки воинского учета.

Если обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника законодательством не предусмотрена, то требуется иное правовое основание (например, согласие близкого родственника ,члена семьи).

5. Предоставление персональных данных работника (в том числе уволенного) третьим лицам

В отношении уволенных работников правовыми основаниями для предоставления персональных данных без их согласия третьим лицам в зависимости от ситуации могут, в частности выступать:

• обработка в целях назначения и выплаты пенсий, пособий (например, наниматели обязаны представлять в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, необходимые для назначения пенсий документы, а также сведения о приеме пенсионеров на работу (их увольнении));
• обработка в случаях, когда такая обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (например, плательщики взносов на государственное социальное страхование обязаны представлять в органы, осуществляющие персонифицированный учет, сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета).