Личная ответственность директора: как не отвечать за все перед госорганами?

Директор частной компании нередко несёт личную ответственность, даже если нарушения законодательства фактически допущены не им.

Несвоевременное уведомление военкомата, опоздание с подачей декларации, нарушение правил охраны труда, ошибки в обработке персональных данных – всё это может привести к административной или даже уголовной ответственности. И если в государственных компаниях риски часто «распределены» между профильными специалистами, то в частных бизнесах зачастую за всё отвечает директор.

Почему так происходит и что сделать, чтобы не нести ответственность за чужие просчёты – разберём ниже.

Почему директор «отвечает за всех»

Основная функция директора – организационно-распорядительная. Это означает, что он должен выстроить систему управления компанией таким образом, чтобы все критически важные процессы выполнялись в срок и по правилам. Если директор этого не сделал – отвечать будет лично он.

По нашему опыту, как минимум необходимо прописать и закрепить порядок работы по следующим направлениям:

• бухгалтерский и налоговый учет, подача статистической отчётности, предоставление сведений персонифицированного учета, уплата обязательных страховых и иных взносов;
• обработка персональных данных;
• охрана труда;
• кадровый и воинский учет;
• обеспечение пожарной безопасности и соблюдение противопожарного режима;
• регистрация входящей корреспонденции, работа с обращениями граждан и юридических лиц;
• хранение дел и документов.

Как минимизировать риски: три базовых шага

• Издать приказы и регламентировать процессы

Решение о делегировании полномочий должно быть официально закреплено. Речь идет не просто об издании приказа «о назначении ответственного лица», а о построении бизнес-процессов и системы, из которых четко видно:

• Кто за что отвечает;
• Как именно выполняется задача (порядок, сроки, контроль);
• Какие ресурсы и полномочия предоставляются исполнителю.

Обратите внимание на формулировки: «своевременная подача декларации» и «своевременное перечисление налогов» – юридически разные действия, ответственность за которые может лежать на разных людях. Такие нюансы нужно учитывать и чётко прописывать в документах.

Практический совет: включите в приказ обязанность ответственного лица готовить документы с учётом сроков на согласование и подпись, а также определите порядок их передачи (электронный, бумажный, с визами и т.п.).

• Проверить должностные инструкции

Должностные инструкции должны не просто «быть» – они должны являться актуальными, согласованными с фактическим функционалом и соответствовать требованиям законодательства.

В частных компаниях этому часто не уделяют внимания. В результате реальный функционал не прописан документально – и снова отвечает директор.

Что проверить:

• включены ли в инструкции все ключевые обязанности (например, уведомление Белстата, военкомата или налоговой);
• ознакомлены ли с инструкциями сотрудники.

   

• Проверить договоры с подрядчиками и аутсорсерами

Многие бизнес-процессы передаются на аутсорсинг: бухучёт, кадровое делопроизводство, документооборот. Однако, во-первых, многие договоры с аутсорсинговыми компаниями минимизируют их ответственность и в случае проблем их роль сводится к формальному выполнению задач по принципу „2+2=4“ – без анализа рисков и без готовности отвечать за последствия.
Пример. Бухкомпания выплатила дивиденды от имени клиента, но не уведомила госорганы. Отказалась «принять» штраф на себя.
Во-вторых, по закону далеко не всегда можно передать функции третьим лицам. Например, ещё недавно за подачу статистической отчётности мог отвечать только штатный сотрудник компании.

Что делать:

• проверить договоры на наличие чётких обязательств подрядчика;
• несмотря на наличие договора, издать приказ, где определить кто и за что отвечает (в идеале – вплоть до указания ФИО конкретного сотрудника аутсорсинговой компании).

Дополнительная мера: управляющая организация

Если директор не владеет всеми юридическими нюансами – можно рассмотреть передачу функций директора в адрес управляющей организации.

Для этого заключается договор оказания услуг по управлению, по которому ключевые обязанности берёт на себя специализированная компания. Это снижает персональные риски, но важно:

• проверить наличие квалифицированных специалистов у управляющей компании;
• детально прописать зоны ответственности.

Выполнение несложных рекомендаций, описанных выше, поможет директору правильно распределить функционал и сопутствующую ответственность с командой. 

Авторы: Александр Антонов, Денис Валюкевич

Уважаемые журналисты, использование материалов с сайта REVERA в публикациях возможно только после нашего письменного разрешения. 

Для согласования материалов обращайтесь на e-mail: i.antonova@revera.legal или Telegram: https://t.me/PR_revera