Топ 10 ошибок собственника при ведении бизнеса и выстраивании отношений с директором компании

23.05.2023

Успешным является бизнес, который не только генерирует прибыль, но и эффективно управляет рисками, чтобы сохранить достигнутое.  

Ошибки неизбежны, однако лучше учиться на чужих, чем совершать свои. Поэтому REVERA собрала ТОП-10 ошибок, которые чаще всего являются источником проблем и убытков в компании. 

Вот несколько примеров:
Кейс №1: между участниками компании возник конфликт, один из участников занимает должность директора и отказывается предоставить второму документы компании для ознакомления.  Проблему усложняет то, что при создании компании участники зарегистрировали типовой Устав и не заключили договор об осуществлении прав участников.
Кейс №2: участник выяснил, что директор вывел часть денег компании через сделки с подконтрольными ему лицами, возникла необходимость экстренно уволить директора и возвратить деньги обратно. Проблему усложняет то, что при создании компании был зарегистрирован типовой Устав, а с директором подписан типовой контракт, которые не предусматривают ограничений полномочий директора по заключению сделок. Также в контракте отсутствует механизм досрочного увольнения директора.
Кейс №3: директор компании открыл конкурирующий бизнес на имя подконтрольного лица, перезаключил договоры с клиентами, присвоил интеллектуальную собственность. Проблему усложняет то, что в компании отсутствуют документы в части оформления прав на служебные произведения, с директором не было заключено обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
Кейс №4: в компании сменился директор, после приемки дел был выявлен ряд проблем – наличие дебиторской задолженности без перспектив взыскания на крупную сумму, ошибки при найме персонала. Проблему усложняет то, что в компании отсутствует базовая документация и допущен ряд нарушений законодательства, что стало предметом шантажа со стороны работников, которым было предложено расторгнуть трудовые отношения по соглашению сторон.

 Чем сложнее проблема, тем больше ресурсов тратится на ее решение. 

Застраховать себя от корпоративного конфликта, недобросовестных действий директора или контрагента невозможно, но возможно иметь наготове инструменты для решения возникающих проблем. 

Ошибка №1 Не использовать доступные инструменты выстраивания отношений с партнерами по бизнесу и не закреплять достигнутые договоренности на бумаге

Существуют простые инструменты снижения рисков при выстраивании отношений с партнерами по бизнесу, но на практике ими пользуются не все. Как результат – корпоративные конфликты, «белое» рейдерство или даже потеря бизнеса. 

При возникновении корпоративного конфликта ключевыми документами, к которым обращаются стороны конфликта, является Устав компании и договор об осуществлении прав участников ООО или акционерное соглашение в ЗАО/ОАО (далее обобщенно – корпоративный договор). От их содержания зависят возможные варианты развития конфликта и размер убытков сторон. 

На практике самой распространенной ошибкой является регистрация так называемого «типового Устава» и отсутствие корпоративного договора, когда в нем есть необходимость.

Рекомендации REVERA:

1. Рассматривать Устав компании не как формальный документ, необходимый для предоставления в регистрирующий орган, а как рабочий инструмент, который может пригодиться в случае конфликта. В Уставе можно предусмотреть различный порядок голосования по разным вопросам повестки общего собрания участников, ограничить директора по заключению сделок с подконтрольными лицами и т.п. Иными словами, подогнать его под текущие договоренности партнеров.
2. С учетом того, что законодательства выдвигает ряд требований к уставам, иногда в них нельзя предусмотреть все то, чего хотели бы партнеры по бизнесу. Поэтому мы рекомендуем, фиксировать устные договоренности и способы разрешения корпоративного конфликта в корпоративном договоре.
3. Учитывать вклад каждого партнера и договоренности об участии в управлении при выборе организационно-правовой формы. Например, ЗАО позволяет владельцу привилегированных акций получать фиксированную сумму дивидендов, а мажоритарий с пакетом простых (обыкновенных) акций 75% и более контролирует принятие практически всех важных решений. 
4. Уделять внимание детальной проработке условий сделок, связанных с привлечением инвестиций и вхождением инвестора в состав участников компании. 
    

Ошибка №2 Не контролировать директора

При возникновении конфликта с директором помимо Устава компании основными документами являются контракт с директором, наличие подписанного обязательства о неразглашении коммерческой тайны, локальных правовых актов компании, протоколов годовых общих собраний участников (акционеров) с приложением утвержденной финансовой отчетности, заключения ревизора, отчета директора за предыдущий год. 

На практике самой распространенной ошибкой является подписание контракта с директором, который соответствует трудовому законодательству, но не предусматривает положений, позволяющих защитить собственника компании от недобросовестных действий директора.

Рекомендации REVERA:

1. Рассматривать контракт с директором компании не как формальный документ, необходимый для соблюдения трудового законодательства, а как рабочий инструмент, который может пригодиться в случае конфликта. Например, предусмотреть в контракте механизм досрочного расторжения трудовых отношений. 
2. Контролировать срок истечения полномочий директора, чтобы его трудовой контракт не был автоматически преобразован в трудовой договор на неопределенный срок. 
3. Подписать с директором обязательство о неразглашении, ознакомить его с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными правовыми актами. 
4. Проводить годовые общие собрания участников с обязательным рассмотрением и утверждением годовой финансовой отчетности, заключения ревизора и отчета директора за год. 
5. Рассмотреть вопрос включения в структуру органов управления совета директоров (наблюдательного совета). 
6. Рассмотреть разделение функций директора, который занимается административными вопросами (предоставление отчетности в государственные органы, соблюдение требований по охране труда и т.п.), и директора по развитию, который занимается продажами и работой с командой. Функции первого может выполнять управляющий (управляющая компания) по договору оказания услуг. 

Ошибка №3 Не вести учет аффилированных лиц в компании и не контролировать сделки с такими лицами

Вывод денег через сделки с подконтрольными лицами не редкий случай на практике. В хозяйственных обществах, как правило, сделки с заинтересованностью аффилированных лиц совершаются с предварительного согласия общего собрания участников (акционеров). Аналогичные положения могут быть предусмотрены Уставом унитарного предприятия. 

В случае отсутствия решения соответствующего органа управления и отсутствия последующего одобрения сделки, она может быть признана недействительной по решению суда, а с аффилированного лица могут быть взысканы убытки, если оно предложило к заключению сделку заведомо не в интересах этого общества и (или) не приняло мер по предотвращению ее заключения. Однако на практике возникают проблемы с доказыванием заинтересованности аффилированного лица в сделке и признания ее недействительной.

Рекомендации REVERA:

1. Предусмотреть в Уставе компании расширенный перечень критериев, при наличии которых признается заинтересованность в сделке аффилированных лиц компании, в частности директора.
2. Разработать локальный правовой акт, устанавливающий порядок учета аффилированных лиц в компании, вести их учет и письменно запрашивать информацию, необходимую для такого учета. 
3. Проводить годовые общие собрания участников с обязательным рассмотрением отчета директора за год. 

Ошибка №4 Не проводить годовые общие собрания участников (акционеров)

Зачастую участники относятся к годовому собранию как к формальности, которую можно не соблюдать. Как итог – у участника отсутствует объективная информация о положении дел в компании и копии документов (годовой финансовой отчетности, отчета ревизора и отчет директора за предыдущий год). 

Эти документы являются как инструментом контроля положения дел в компании, деятельности директора, так и источником ценной информации и доказательством в случае судебных разбирательств. 

Рекомендации REVERA:

1. Назначить ревизора (создавать ревизионную комиссию) в компании. 
2. Проводить годовые общие собрания участников с обязательным рассмотрением и утверждением заключения ревизора и отчета директора за год, контролем размера чистых активов компании. 

Ошибка №5 Не хранить копии ключевых документов, касающихся деятельности компании

Кажется невероятным, но это факт – при возникновении корпоративного спора или необходимости уволить директора клиенты зачастую не могут предоставить копию действующего Устава компании, контракта с директором, протоколов общих собраний участников (акционеров) по ключевым вопросам. Конечно, можно требовать от директора ознакомления с такими документами, а в случае отказа – обратиться в суд, обратиться в регистрирующий орган за ознакомлением с учредительными документами. Однако, как было сказано выше, это требует ресурсов – времени и денег. 

Рекомендации REVERA:

1. Предусмотреть в Уставе либо локальном правовом акте процедуру предоставления информации документов участникам общества.
2. Сохранять копии ключевых документов компании (Устава с изменениями, контракта с директором, протоколов собраний по ключевым вопросам, в том числе годовых с приложением годовой финансовой отчетности, заключения ревизора, отчета директора за год, отдельных локальных правовых актов).

Опытные предприниматели также контролируют «маркеры рейдерства» - признаки, которые могут говорить о недобросовестных действиях со стороны партнеров и (или) директора, а также ведут протоколы встреч при обсуждении наиболее важных вопросов.  

Ошибка №6 Не вводить режим коммерческой тайны в компании

Режим коммерческой тайны включает в себя как документацию, так и организационные, технические меры защиты информации в компании. Главной ошибкой является его отсутствие в компании либо формальное утверждение Положения о коммерческой тайне, которое подшивается в папку и не используется. Как результат – невозможность взыскать убытки, причиненные незаконным разглашением коммерческой тайны. Если ваша компания перестала выигрывать на тендерах – возможно, имеет место утечка информации?

Рекомендации REVERA:

1. Разработать режим коммерческой тайны с учетом специфики вида деятельности компании и ее бизнес-процессов. Внести изменения в бизнес-процессы компании с учетом утвержденного режима. Принять технические меры защиты информации в компании.  
2. Оформить документацию по организации режима коммерческой тайны (Положение о коммерческой тайне, форму обязательства о неразглашении с работниками и соглашения о конфиденциальности с контрагентами и т.п.). Документация должна отражать реально действующий режим и предусматривать механизм защиты коммерческой тайны с учетом правоприменительной практики.
3. Утвердить регламент работы с реестром акционеров (для акционерных обществ, в случае его отсутствия).

Ошибка №7 Не оформлять права на интеллектуальную собственность (IP)

Защита IP включает в себя как регистрацию товарного знака (знака обслуживания), так и оформление прав на разрабатываемое ПО работниками или подрядчиками, дизайн продукта и иные объекты интеллектуальной собственности. 

Отсутствие документации, подтверждающей права на IP, встречается как в стартапах, так и в давно действующем бизнесе. Чаще всего это обнаруживается уже тогда, когда возникает необходимость защиты IP от посягательств со стороны третьих лиц, или при продаже компании при проведении Legal Due Diligence. К этому времени часть сотрудников, которые создавали IP, зачастую уже не работает. Как итог – сложности при защите прав на IP, убытки компании, а также снижение общей стоимости компании или даже срыв сделки по ее покупке.     

Рекомендации REVERA:

1. Включать положения, регулирующие порядок создания служебных произведений и условия перехода прав на IP к нанимателю, в трудовые договоры, должностные инструкции работников. Оформлять документацию по созданию IP (Положение о служебных произведениях в компании, приказы и т.п.). Предусматривать аналогичные положения в договорах на аутстаффинг. 
2. Уделять внимание детальной проработке условий договоров с подрядчиками на разработку ПО. 
3. При обнаружении неоформленной IP - провести IP Legal Due Diligence, по итогам которого восстановить недостающую документацию, подать документы на регистрацию IP. 
4. При открытии нового офиса проверить возможность использования IP на территории другой страны. 
5. Контролировать сроки действия свидетельства о регистрации товарного знака, лицензионных договоров и своевременно принимать меры к их продлению, актуализации. 
6. Ограничить полномочия директора по распоряжению IP.

Ошибка №8 Отсутствие базовой документации в компании

В каждой компании ведется разный документооборот. Однако есть список документов, которые должны быть в каждой компании и отсутствие которых может стать поводом для инициирования проверки государственных органов или источником проблем. 

На практике проблемой является как полное отсутствие таких документов, так и создание формальной документации, взятой по «шаблону» и адаптированной под специфику деятельности и бизнес-процессы компании.  

Рекомендации REVERA:

1. Разработать документацию по обращению с персональными данными. Внести изменения в бизнес-процессы компании с учетом законодательных требований о порядке обращения с персональными данными.   
2. Утвердить и ознакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями, документацией по охране труда.
3. Детально проработать образцы договоров по текущей деятельности компании с учетом правоприменительной практики. Если в компании имеет место большой поток входящих договоров, которые визируются сотрудниками по направлению деятельности, то рекомендуется разработать скрипт проверки договора, предоставленного контрагентом, для таких сотрудников (на что обращать внимание и какие условия должны быть включены в договор в обязательном порядке). 

Ошибка №9 Не уделять достаточно внимания проверке контрагента по сделке и работе с дебиторской задолженностью

Отсутствие отработанного механизма проверки контрагентов и последовательной работы с дебиторской задолженностью стоит компании дорого: от срыва сделок до появления безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, в том числе в связи с недобросовестной реорганизацией дебитора для уклонения от погашения задолженности.  

Рекомендации REVERA:

1. Утвердить и внедрить в бизнес-процессы компании проверку контрагентов, а при заключении крупной сделки - сбор информации о контрагенте в процессе исполнения договора.  
2. Утвердить Положение о работе с дебиторской задолженностью. Например, если с дебиторами работают преимущественно менеджеры по продажам – разработать скрипт работы с дебиторами, образцы писем дебиторам.
3. В случае возникновения сложного спора и наличия рисков значительной суммы убытков рекомендуем начинать переписку с контрагентом после выработки стратегии юридической защиты.  

Ошибка №10 Не продумывать налоговые и иные риски 

Одним из наиболее серьезных источников убытков компании является отсутствие глубокой проработки рисков при совершении MA сделок, дроблении бизнеса, применении льготных режимов налогообложения, сделок с взаимосвязанными лицами и совершении иных хозяйственных операций  . Также сохраняется тенденция поверхностной работы с договорами, и как итог – их неисполнение, отсутствие механизма понуждения контрагента к исполнению обязательств, признание сделок недействительными.  

Рекомендации REVERA:

1. Детально прорабатывать условия наиболее важных сделок или сделок, от исполнения которых зависит совершение (исполнение) ключевых сделок компании. Например, при подписании договора на разработку ПО основное внимание уделить тексту технического задания, а также порядку приемки-передачи ПО, прав на него и подписания актов. 
2. При принятии управленческих решений по вопросам совершения хозяйственных операций, влекущих налоговые последствия, привлекать юрисконсульта, специалистов финансовой службы компании или внешних консультантов.

Ценность юридических услуг заключается в понимании рисков и способов их минимизации, знании практики, а также умении провести переговоры и закрепить достигнутые договоренности в документах, которые устоят в суде. Практика показала, что привлечение юриста на начальном этапе значительно экономит ресурсы бизнеса по сравнению с его привлечением на этапе, когда проблема уже имеет место быть. Вовремя учтенный налоговый риск, строгое соблюдение валютного, антимонопольного и иного законодательства сэкономит в будущем ресурсы компании. 

Полезные материалы REVERA:

1. Оценка хозяйственных операций глазами проверяющих
2. Серия вебинаров: Регистрация IT-бизнеса в разных юрисдикциях
3. 4 инструмента M&A, чтобы заключать выгодные сделки с инвестором
4. Конвертируемый заем: что нужно учесть фаундеру в первой M&A сделке?
5. Директор vs Управляющая организация
6. Годовое общее собрание участников хозяйственных обществ в Беларуси
7. Делаем IP Due Diligence самостоятельно. Часть 2.
8. Перенос IP в новый офис: ключевые вопросы
9. Выбор вида обозначения, подаваемого на регистрацию в качестве товарного знака
10. Территориальность – как одно из базовых ограничений действия товарного знака
11. Промышленный образец как один из способов защиты продукта
12. Как защитить игру от клонирования. Тонкости документального сопровождения в геймдев

 

---

Уважаемые журналисты, использование материалов с сайта REVERA в публикациях возможно только после нашего письменного разрешения. 

Для согласования материалов обращайтесь на e-mail: i.antonova@revera.legal или Telegram: https://t.me/PR_revera