Новые разъяснения: содержание и объем обрабатываемых персональных данных
Пункт 5 ст. 4 Закона от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» закрепляет принцип «минимизации данных», который заключается в том, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
В каждом конкретном случае оператор может самостоятельно определить объем персональных данных, которые он будет обрабатывать. Но важно помнить – объем персональных данных не должен быть избыточным к заявленной цели обработки персональных данных.
На официальном сайте Национального центра защиты персональных данных (далее – НЦЗПД или Центр) были опубликованы новые разъяснения, касающиеся (1) копий документов, удостоверяющих личность; (2) объема сведений, необходимых для оформления доверенности.
Необходимость получения копий документов, удостоверяющих личность.
Центр совместно с иными ведомственными органами проработал вопрос правомерности изготовления и последующего хранения организациями и иными субъектами, осуществляющими обработку персональных данных, копий документов, удостоверяющих личность, при обращении к ним по различным вопросам, в т.ч. при осуществлении административных процедур.
|
Справочно. В соответствии с Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан ряд административных процедур осуществляется организацией по месту работы. |
В частности, если мы говорим об обработке персональных данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность, то обработка может производится различными способами:
1. Путем предоставления копии документа, удостоверяющего личность.
Такой способ обработки возможен в силу прямого требования законодательства. Дело в том, что с учетом объема персональных данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность, как правило, изготовление и хранение операторами копии этого документа влекут избыточную обработку персональных данных по отношению к заявленным целям (например, фотоизображения, сведений о гражданстве, сроке действия документа, удостоверяющего личность, дате и месте рождения и т.п.).
Например, требование о представлении копии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, наряду с другими документами (их копиями) предусмотрено Налоговым кодексом Республики Беларусь (статья 118), Перечнем административных процедур (пп. 7.13, пп. 22.21).
2. Путем предоставления сведений, содержащихся в документе, удостоверяющем личность.
Если сведения, содержащиеся в документе, удостоверяющем личность, необходимы для достижения цели обработки персональных данных, в т.ч. для осуществления административной процедуры, то такие сведения могут быть отражены в заявлении заинтересованного лица самим лицом, или же работником, осуществляющим прием этого заявления.
3. Путем предоставления документа, удостоверяющего личность.
В некоторых случаях необходимость предоставить документ, удостоверяющий личность, вытекает из потребности сверки данных, указанных владельцем данного документа в заявлениях, иных документах, в том числе установленной законодательством формы. Если указано, что подлежит представлению документ, удостоверяющий личность гражданина, то, если иное не предусмотрено законодательными актами, подлежит представлению оригинал такого документа.
Объем сведений, необходимый для оформления доверенности
В зависимости от формы доверенности в законодательстве содержится различный объем данных, необходимых для ее оформления:
- Доверенность, составленная в простой письменной форме
В доверенности такой формы законодательством предусмотрено обязательное указание объема полномочий, сведений о представителе и представляемом, даты совершения доверенности, а также в отдельных случаях наличие подписи представляемого. При этом требования в отношении объема сведений, подлежащих включению в доверенности, не предусмотрены.
В соответствии с разъяснением НЦЗПД, в случаях, когда законодательством не предусмотрены требования к объему сведений, подлежащему включению в доверенность, он должен быть достаточным для того, чтобы лицо, которому предъявляют доверенность, смогло безошибочно идентифицировать представителя. Объем таких сведений должен определяться оператором и при этом допустимо указывать в доверенности фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) представителя, должность (в доверенности, выдаваемой работнику на представление интересов нанимателя при выполнении ими трудовой функции) и, если требуется – данные документа, удостоверяющего личность.
Например, если доверенность выдаётся работнику на представление интересов компании, то указание в такой доверенности идентификационного номера и места жительства работника будет излишним, в таком случае достаточно ограничиться указанием на фамилию, имя, отчество и должность представителя.
В отдельных ситуациях перечень сведений, подлежащих указанию в доверенностях, устанавливается законодательством.
|
Справочно. Например, в доверенности на представительство в отношениях, регулируемых законодательством о государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, идентификационные сведения представляемого указываются в соответствии с абз. 4 ст. 1 Закона «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним», согласно которому идентификационными сведениями признаются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), число, месяц, год рождения, идентификационный номер, гражданство физического лица; полное наименование, регистрационный номер и дата государственной регистрации юридического лица либо индивидуального предпринимателя, число, месяц, год рождения индивидуального предпринимателя, учетный номер плательщика – юридического лица либо индивидуального предпринимателя. |
- Нотариально удостоверенная доверенность и доверенность, приравниваемая к нотариально удостоверенной.
По общему правилу, в соответствии с прямым требованием законодательства в такой доверенности указываются место и дата ее совершения, фамилии, собственные имена, отчества (наименование юридического лица), место жительства (место пребывания) представителя и представляемого (место нахождения юридического лица), занимаемая должность служащего представителя юридического лица (при наличии). При этом для отдельных доверенностей, требующих нотариального удостоверения, (например, на совершение действий, связанных с трудоустройством за пределами Республики Беларусь, доверенность в порядке передоверия) законодательством установлены отдельные требования к перечню персональных данных.
Следовательно, запрашивать персональные данные, не указанные в законодательстве при оформлении доверенности такой формы, будет избыточной обработкой персональных данных.
Команда REVERA law group рекомендует учитывать данные разъяснения при организации обработки персональных данных и определении объема данных для конкретной цели обработки.
Уважаемые журналисты, использование материалов с сайта REVERA в публикациях возможно только после нашего письменного разрешения.
Для согласования материалов обращайтесь на e-mail: i.antonova@revera.legal или Telegram: https://t.me/PR_revera
