Автоматизация договорной работы с помощью LegalTech решений

Публикуем презентацию выступления по теме «Автоматизация договорной работы с помощью LegalTech решений», озвученного на Международном конгрессе юридических служб LawSpring 2021 менеджером по развитию LegalTech компании REVERA Натальей Сенюто. 

В этом материале отметим лишь основные моменты, а полную презентацию доклада прикрепляем ниже. Напомним, что по результатам исследования рынка LegalTech в Беларуси, которое проводила компания REVERA совместно с ООО «Профессиональный интерес», создание договоров — одна из основных «болей» современных юридических департаментов. 

Для чего нужна автоматизация договорной работы и что она дает?

Меньше ошибок, сокращение времени на работу с договорами, возможность делегировать работу с типовыми договорами. Что дает LegalTech бизнесу? Высвобождается ресурс времени юристов для решения стратегических задач, сокращаются расходы на обслуживание типовых операций, повышается эффективность процессов, сокращается цикл сделки, уменьшаются риски вследствие ошибок.
Наиболее популярными решениями для автоматизации договорной работы являются конструкторы шаблонов документов, позволяющие создавать договоры на основе ответов пользователя путем заполнения опросного листа, а также системы управления жизненным циклами контрактов (CLM системы), автоматизирующие жизненный цикл контракта от момента его создания из шаблона или загрузки «чужой» формы на платформу, до его согласования, подписания и хранения.

С точки зрения наполнения, конструкторы шаблонов документов делятся на:

• пустые оболочки, предназначенные для наполнения своими формами договоров и настройки из них шаблонов (Doc.one)
• смешанные решения, содержание готовые формы и позволяющие настраивать шаблоны самостоятельно (Doczilla)
• решения «под ключ», где настройка шаблонов из ваших документов производиться вендором на базе согласованного с вами технического задания (Axdraft).

С точки зрения функционала, конструкторы могут автоматизировать точечно только создание договора из шаблона, а также закрывать жизненный цикл контракта от создания до подписания и хранения.

Конструкторы шаблонов документов могут использоваться в двух основных сценариях:

• как инструмент юриста, позволяющий сократить время на создание и согласование договоров
• как инструмент делегирования работы с типовыми договорами сотрудникам без юридической квалификации без риска для бизнеса.

Популярным вариантом комбинации LegalTech решений является встройка конструктора шаблонов документов в диалог чат бота, что позволяет генерировать договор на базе ответов пользователя чат боту, что может быть реализовано на базе комбинации Doc.one и Form.one без интеграции.

Стратегически, при автоматизации договорной работы (как и любой другой автоматизации) есть три основных пути, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы:

• использование решения «как есть», что выигрышно с точки зрения скорости внедрения и закрытия тех бизнес-задач, для который покупалось решение
• интеграция готового решения с вашими существующими системами для встройки в IT ландшафт компании, что, однако, потребует ресурсов и компетенций по разработке и написанию технического задания
• доработка своего ПО, для чего нужен свой мощный IT отдел и время, а результат не всегда лучше, чем специализированные решения, которые постоянно улучшаются и дорабатываются вендорами.

Для оценки целесообразности внедрения того или иного решения, используются базовые критерии:

◆    Сколько обычно времени уходит на работу с договорами?
◆    Сколько операций по созданию/согласованию договоров выполняется в неделю/месяц/квартал?
◆    Сколько стоит решение/какая оценочная стоимость доработки (интеграции)?
◆    Сколько времени нужно на реализацию проекта (в человеко-часах)?
◆    Какая оценочная экономия времени на этих операциях при использовании решения?
◆    Какой оценочный срок окупаемости и какая экономия в деньгах в результате внедрения в месяц/квартал/год?

При выборе конкретного решения для автоматизации нужно учитывать, что:

• идеальных решений не бывает, нужно пробовать и искать не идеальное, а подходящее вам
• лучшее – не обладающее максимальным функционалом, а решающее вашу конкретную бизнес-задачу
• принять и подстроиться под функционал решения проще, чем создавать свое собственное с нуля.

* из презентации по техническим причинам были удалены слайды, содержащие видео